Dokumenty

Zgodnie z art. 92. § 1 ustawy z dnia 14 lutego 1991r. Prawo o notariacie akt notarialny powinien zawierać między innym oświadczenia stron, z powołaniem się w razie potrzeby na okazane przy akcie dokumenty.

Powoływane w akcie notarialnym dokumenty dzielą się na takie, których przedłożenie jest niezbędne dla dokonania określonej czynności, gdyż stanowią dowód prawa własności lub warunkują skuteczność dokonanej czynności oraz dokumenty które są jedynie okazywane notariuszowi bądź drugiej stronie czynności na poparcie oświadczeń i zapewnień składanych przez strony.  Niezbędne dokumenty są najczęściej przekazywane do Sądu Rejonowego wraz z zawartym w akcie wnioskiem wieczysto-księgowym lub pozostają złożone w Kancelarii, a dodatkowe dokumenty okazane do wglądu są zwracane stronom czynności.

Do aktu notarialnego winny zostać przedłożone lub okazane notariuszowi oryginały dokumentów. Na etapie przygotowywania projektu aktu notarialnego można dostarczyć ich kopie, a oryginały najpóźniej w dniu sporządzenia aktu, przed jego podpisaniem.

Często zdarza się, że stan wpisów w księdze wieczystej nie jest aktualny, gdyż w dziale II wpisany jest poprzedni właściciel nieruchomości. Nie oznacza to, że nie można dokonać zbycia takiej nieruchomości (poza przypadkami, gdy wpis w księdze wieczystej konieczny jest dla skutecznego nabycia prawa, jest tak w przypadku prawa użytkowania wieczystego, a także spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, dla którego założona została księga wieczysta).

W takich sytuacjach jednak zbywca musi wykazać swoje prawa do nieruchomości innymi dodatkowymi dokumentami, a nabywcy nie chroni w takiej sytuacji rękojmia wiary publicznej ksiąg wieczystych. 

Jeśli w dziale II księgi wieczystej wpisany jest spadkodawca, a w związku z jego śmiercią właścicielami są już spadkobiercy dla zbycia prawa konieczne jest przedłożenie prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub wypisu zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia. Ponadto w takiej sytuacji konieczne jest przedłożenie zaświadczenia właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego, z którego wynikać będzie, że spadkobiercy zgłosili nabycie praw do spadku, w tym nabycie przedmiotu planowanej czynności oraz że podatek od spadku został zapłacony albo nie należał się lub też zobowiązanie podatkowe uległo przedawnieniu.

Możliwa jest też sytuacja, że co prawda w dziale II są ujawnieni właściciele nieruchomości, ale zmianie uległ charakter majątku i przez to wpis nie jest już aktualny. Gdy w księdze wieczystej ujawnieni są małżonkowie w ustawowej wspólności majątkowej małżeńskiej, a wspólność ta ustała wskutek rozwodu, orzeczenia separacji lub wydania postanowienia ustanawiającego rozdzielność majątkową bądź też zawarcia umowy majątkowej małżeńskiej wprowadzającej rozdzielność majątkową do aktu należy przedłożyć prawomocne orzeczenie sądu potwierdzające fakt rozwodu, separacji lub ustanowienia rozdzielności albo wypis aktu notarialnego zawierającego umowę majątkową małżeńską.

Gdy nieruchomość będąca przedmiotem umowy (działka) powstała wskutek podziału geodezyjnego nieruchomości, który nie został jeszcze ujawniony w dziale I.O. księgi wieczystej konieczne jest przedłożenie ostatecznej/prawomocnej decyzji zatwierdzającej podział oraz wypisów i wyrysów z rejestru gruntów dla działek powstałych wskutek podziału, zaopatrzonych w klauzule, iż służą za podstawę wpisu w księdze wieczystej.

W każdym przypadku konieczne jest podanie danych osobowych stron czynności. W przypadku osób fizycznych są to:  imiona, nazwiska, imiona rodziców, miejsce zamieszkania, numer identyfikacyjny PESEL lub w przypadku osób dokonujących czynności w związku z prowadzona działalnością gospodarczą numer NIP, a w przypadku osób prawnych lub innych podmiotów biorących udział w akcie, ich nazwa i siedziba, numer NIP i REGON, imiona, nazwiska i miejsce zamieszkania osób działających w imieniu osób prawnych, ich przedstawicieli lub pełnomocników, Osoby biorące udział w akcie muszą wylegitymować się ważnym dowodem osobistym lub paszportem. Pełnomocnicy powinni okazać dodatkowo dokument pełnomocnictwa, a osoby reprezentujące osoby prawne i inne podmioty także odpis lub informację z KRS lub z innego rejestru, w którym figuruje dany podmiot.

Gdy dla dokonania danej czynności konieczna jest zgoda jakiegoś organu osoby prawnej lub osoby trzeciej do aktu okazana musi być również ta zgoda w formie prawem przewidzianej, np. uchwała Zgromadzenia Wspólników spółki zoo wyrażająca zgodę na nabycie nieruchomości.

W sytuacji gdy pełnomocnictwo do dokonania czynności dotyczącej przeniesienia własności nieruchomości sporządzone zostało za granicą konieczne jest jego zaopatrzenie w klauzulę Apostille lub dokonanie legalizacji konsularnej.

W sytuacji gdy w dziale IV księgi wieczystej wpisana jest hipoteka, a kredyt który zabezpieczała został już spłacony – pismo banku potwierdzające ten fakt i wyrażające zgodę na wykreślenie wpisu z księgi wieczystej,

gdy w dziale III widnieje uprawnienie osoby, która już nie żyje do jego wykreślenia potrzebny jest jej akt zgonu, a jeśli osoba ta żyje, lecz zrzekła się swojego uprawnienia konieczny jest dokument zawierający oświadczenie o zrzeczeniu się uprawnienia i wyrażeniu zgody na jego wykreślenie z księgi wieczystej z podpisem notarialnie poświadczonym.

Zgodnie z art. 31 ust. 1 ustawy o księgach wieczystych i hipotece wpis w księdze wieczystej (jak również wykreślenie wpisu) mogą być dokonane na podstawie dokumentu z podpisem notarialnie poświadczonym, jeżeli przepisy szczególne nie przewidują innej formy dokumentu.